Toolkit onboarding ontzorgt RvT
Sandra van Draanen roept leden op om mee te denken
In principe 6 van de Code Goed Toezicht (professionaliteit, professionalisering en lerend vermogen) staat het belang van onboarding beschreven: de RvT draagt zorg voor een actueel en passend inhoudelijk introductieprogramma voor nieuwe leden. Maar er valt nog een wereld te winnen. Uit een enquêtevraag tijdens het lunchcollege met Sandra van Draanen en Mariëlle Troudes (beiden van L&D Talents) over onboarding bleek dat volgens de helft van de deelnemers het inwerkprogramma beter had gekund. Een derde moest het zelf uitzoeken. "Hoewel de uitkomst is gebaseerd op een kleine groep, sluit deze wel aan op wat we vaker horen. Leden vinden onboarding belangrijk, ze weten niet hoe ze een programma op moeten zetten of ze vinden dat het veel tijd kost", aldus Van Draanen. Onboarding heeft veel voordelen, ook voor RvT-leden. Uit onderzoek blijkt onder meer dat de productiviteit 40 procent hoger ligt als nieuwe collega’s een inhoudelijk inwerkprogramma volgen. Daarbij gaat het niet alleen om overdracht van kennis (de ‘harde kant’), maar ook om verbinding met de cultuur en de ongeschreven regels in de organisatie en/of RvT (de ‘zachte kant’). Met een goed inwerkprogramma voelen nieuwe collega’s zich beter verbonden met de organisatie, zo blijkt ook uit onderzoek. Een inwerkprogramma dat langer duurt dan één introductiedag biedt daarnaast kansen voor de RvT zelf, stelt Van Draanen. "Onboarding is een wederkerig traject. Natuurlijk moet het nieuwe RvT-lid eerst landen, maar als hij of zij iets langer meedraait, is het interessant om zijn of haar ervaringen te horen. Een nieuwkomer heeft een frisse blik. Maak daar als RvT gebruik van." Het concept van de Toolkit onboarding is gebaseerd op C’s van onboarding (zie kader) en bestaat uit basistools die voor elke RvT relevant zijn. Onderdelen zijn bijvoorbeeld: essentiële kennis (welke documenten moet een nieuw RvT lezen) en kennismaking met belangrijke stakeholders (wie moet een nieuw RvT-lid spreken). Daarnaast kan elke RvT voor de onboarding een keuze maken uit aanvullende tools (maatwerk). Een voorbeeld is de inzet van een buddy (een RvT-lid die de contactpersoon is van het nieuwe lid). Volgens Van Draanen kan elke RvT met behulp van de toolkit een inwerkprogramma naar keuze opzetten. Dat kost in het begin even tijd, maar die tijd verdient de RvT later dubbel en dwars weer terug. "We willen de leden zoveel mogelijk ontzorgen. De basis staat, zodat iedereen snel een traject kan uitzetten voor nieuwe RvT-leden. Je print bijvoorbeeld zo een overzicht van belangrijke stakeholders uit die de nieuwkomer moet spreken. Als een RvT geen onboarding traject heeft, of deze niet goed organiseert, kost het inwerken van elk nieuw lid heel veel tijd, omdat een nieuw RvT-lid dan vaker met vragen aanklopt." De RvT kan het inwerkprogramma desgewenst aanpassen voor elk nieuw lid. ‘Iemand die voor het eerst toezichthouder is, heeft bijvoorbeeld een ander inwerkprogramma nodig dan een ervaren toezichthouder die overstapt naar een andere RvT of die nieuw is in het onderwijs of de kinderopvang. En een nieuwe voorzitter heeft behoefte aan een ander programma dan een nieuw RvT-lid.’ Leden van de VTOI-NVTK denken in een klankbordgroep mee over de invulling van de toolkit. Op hun advies is het onderdeel ‘Boardroom dynamics’ als basistool toegevoegd. Van Draanen: "Hoe werken wij samen, wat is belangrijk in onze visie, zijn er wel of geen commissies en wat is de rol van de voorzitter? Dat zijn relevante vragen wanneer een nieuw lid tot de RvT toetreedt. Dus die hebben we aan de toolkit toegevoegd." Alle leden van VTOI-NVTK ontvangen deze week een enquête om mee te denken over de invulling van de tools. Als voorbeeld: welke stakeholders moet een nieuw RvT-lid spreken? "We vragen iedereen om suggesties te doen, dat geldt voor alle tools. De leden weten tenslotte het beste wat zij nodig hebben om goed ingewerkt te worden." Van Draanen verzamelt en analyseert de gegevens van de enquête en bespreekt die met de leden van de klankbordgroep. Doel is dat de online Toolkit onboarding eind mei klaar is voor gebruik. Daarnaast publiceert VTOI-NVTK een handreiking over het waarom en een handleiding over het hoe van de toolkit. De toolkit is gebaseerd op de C’s van onboarding: compliance (waaronder een informatiemap), culture (waaronder kennismakingsgesprekken), creativity (waaronder persoonlijke ontwikkeling), connection (waaronder netwerken) en clarification (waaronder toegang tot informatiekanalen). Op verzoek van VTOI-NVTK is de C van courage (lef als toezichthouder) toegevoegd. Wil je in de klankbordgroep meedenken over de Toolkit onboarding van VTOI-NVTK? Dan kun je je aanmelden bij: s.vandraanen@vtoi-nvtk.nl Wil je meer weten over (het belang van) onboarding en de toolkit? Het online lunchcollege met Sandra van Draanen en Mariëlle Troudes van L&D Talents kun je hier terugkijken.
Nieuwe RvT-leden hebben – net als iedereen die aan een nieuwe functie begint - veel profijt van een inwerkprogramma. In opdracht van VTOI-NVTK ontwikkelt Sandra van Draanen (L&D Talents) een toolkit voor onboarding. Van Draanen roept alle leden op mee te denken over de invulling van de toolkit. Zij ontvangen deze week een enquête. Goede onboarding zorgt voor productiviteit
Onboarding is wederkerig
Basistools en maatwerk
De toolkit ontzorgt
Inzichten klankbordgroep
Input leveren voor de toolkit
Toolkit onboarding: inclusief Courage
Meedenken in de klankbordgroep?
Lunchcollege over Onboarding RvT