Ledenvraag: Wat moet je doen als een lid van de RvT uitvalt?

05-11-2024 00:00:00

Een van de leden van de RvT valt tijdelijk uit vanwege ziekte of onvoorziene afwezigheid of een lid treedt onverwachts af waardoor de RvT (tijdelijk) een lid of voorzitter mist. Hoe ga je daar als Raad van Toezicht mee om?

Vanaf de inwerkingtreding van de Wet Rechtspersonen Bestuur en Toezicht (WBTR) in 2021 geldt voor onderwijsinstellingen de verplichting dat er een statutaire regeling opgenomen moet worden voor gevallen van "ontstentenis" en "belet" bij bestuurders en toezichthouders. Hoewel er een overgangstermijn geldt, raden we aan om bij de eerstvolgende statutenwijziging dit onderwerp op te nemen. Door de overname van de pool van interim toezichthouders kunnen leden van VTOI-NVTK een beroep doen op deze voorziening. 

Wat betekent een ontstentenis- en beletregeling? 

Het is vanuit de WBTR een verplichting om de ontstentenis en belet te regelen en in de statuten op te nemen. Het is een regeling die ervoor zorgt dat er altijd voldoende functionerende toezichthouders zijn om te voldoen aan de voorwaarden in de statuten, zelfs als een of meerdere leden tijdelijk niet beschikbaar zijn door bijvoorbeeld ziekte, schorsing of langdurige afwezigheid (belet) of definitief zijn vertrokken, bijvoorbeeld vanwege ontslag, aftreden of een andere reden waardoor iemand niet actief kan deelnemen (ontstentenis). 

Waarom is de ontstentenis- en beletregeling belangrijk? 

Deze regeling voorkomt dat de RvT, die een cruciale rol speelt in het toezicht op de instelling of de kinderopvang, met te weinig leden komt te zitten. Als het aantal leden lager is dan in de statuten is voorgeschreven, kan de RvT namelijk geen beslissingen nemen. Wettelijke en statutaire regelingen zorgen ervoor dat de raad effectief kan blijven functioneren, ook in tijden van ontstentenis of belet. 

Hoe werkt deze regeling in de praktijk? 

• Statuten en reglementen: In de statuten van de RvT wordt vastgelegd hoe om te gaan met ontstentenis of belet. Vaak wordt bepaald dat bij ontstentenis of belet van de voorzitter bijvoorbeeld de vicevoorzitter diens taken overneemt. 

• Quorum: De statuten regelen ook vaak dat een quorum (minimumaantal aanwezige leden) nodig is om beslissingen te nemen. De ontstentenis- en beletregeling kan hierin voorzien door te regelen hoe dat minimumaantal wordt gehaald als meerdere leden tijdelijk of permanent wegvallen. 

• Vervanging: Bij ontstentenis van een lid kan er een vervanger worden benoemd. Soms  kan een tijdelijke vervanger worden aangesteld.  

Kortom, deze regeling zorgt voor continuïteit en waarborgt dat het toezicht op de organisatie niet stil komt te liggen bij afwezigheid of vertrek van toezichthouders. Door onze pool van interim toezichthouders kunnen leden van VTOI-NVTK een beroep doen op deze voorziening. 

Wat kan VTOI-NVTK hierin betekenen? 

VTOI-NVTK helpt haar leden onder andere met het voldoen aan de wettelijke bepalingen. Achter de schermen werken wij aan het vernieuwen van de voorbeeldstatuten voor Raden van Toezicht waarin is opgenomen dat leden van VTOI-NVTK gebruik kunnen maken van de pool van interim toezichthouders van VTOI-NVTK in het geval van ontstentenis en belet. 

Wil je hier meer over weten? Neem dan contact met ons op via bureau@vtoi-nvtk.nl.